现批准《住房公积金业务档案管理标准》为行业标准，编号为JGJ/T495-2022，自2022年12月1日起实施。

  本标准在住房和城乡建设部门户网站（）公开，并由住房和城乡建设部标准定额研究所组织中国建筑出版传媒有限公司出版发行。

  1.0.1 为加强和规范住房公积金业务档案管理，提高业务档案数字化管理上的水准，制定本标准。

  1.0.2 本标准适用于住房公积金管理中心、受委托银行的住房公积金业务档案管理工作。

  1.0.3 住房公积金业务档案管理工作，除应符合本标准外，尚应符合国家现行有关标准的规定。

  住房公积金管理中心、受委托银行在住房公积金归集、提取、行政执法、个人住房贷款、项目贷款、诉讼和行政复议、资金管理等业务办理过程中，直接形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

  住房公积金业务办理过程中，通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的，记录和反映住房公积金业务办理事项的，具有凭证、查考和保存价值并以数字格式归档保存的电子文件。

  住房公积金业务办理过程中，记录和反映住房公积金业务办理事项的，具有凭证、查考和保存价值并以传统载体归档保存的材料。

  对住房公积金业务档案进行收集、归档、编目、管理、处置、保存和提供利用的计算机信息系统。

  描述住房公积金业务办理过程中产生的电子文件、电子档案的内容、业务背景、结构及其管理过程的数据，简称“元数据”。

  3.0.1 住房公积金业务档案管理应包括收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等环节。

  3.0.3 住房公积金业务档案管理应制定安全、保密、应急、利用等制度，防范业务档案泄露或篡改，确保档案安全。

  3.0.4 住房公积金业务档案管理应配置档案用房，其面积应符合《住房公积金管理业务用房建设标准》（建标162-2012）的要求。宜分别设置档案存放用房、档案管理用房和档案查询用房，也可按存放、管理、查询等基本功能分区设置。

  3.0.5 住房公积金业务档案服务应包括查阅、借阅、数据利用开发、复用等。

  3.0.6 住房公积金业务档案管理工作应定期开展培训，保证业务档案工作人员具备相应的专业相关知识与技能。

  4.0.1 住房公积金业务档案收集范围应包括住房公积金业务办理过程中形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

  4.0.2 住房公积金业务档案应依据相关文件要求，结合业务工作流程，制定业务材料归档范围和档案保管期限表。归档范围的确定，应符合国家对住房公积金业务活动的监督管理要求，维护住房公积金所有者的合法权益，同时应符合下列规定：

  1.归集业务材料归档范围，应符合现行国家标准《住房公积金归集业务标准》GB/T51271的规定。

  2.提取业务材料归档范围，应符合现行国家标准《住房公积金提取业务标准》GB/T51353的规定。

  3.行政执法、诉讼和行政复议业务材料归档范围应包括立案材料、送达材料、调查材料、结案材料、处理材料等，并宜符合本标准附录A的规定。

  4.个人住房贷款业务材料归档范围，应符合现行国家标准《住房公积金个人住房贷款业务规范》GB/T51267的规定，并宜符合本标准附录A的规定。

  5.项目贷款业务材料归档范围，应符合现行国家标准《住房公积金支持保障性住房建设项目贷款业务规范》GB/T50626的规定。

  6.资金管理业务材料归档范围，应符合现行行业标准《住房公积金资金管理业务标准》JGJ/T474的规定。

  4.0.3 住房公积金业务档案同时满足以下条件时，可仅以电子形式保存，形成电子档案：

  1.由计算机等电子设备采集、形成、办理、传输和存储的电子文件材料并且来源可靠、程序规范、要素合规。

  2.住房公积金信息系统能够准确、完整、有效接收和读取电子文件材料，能够输出符合现行国家标准《电子文件归档与电子档案管理规范》GB/T18894归档格式的电子文件材料。

  3.电子档案管理信息系统可以有明显效果地接收、管理、利用电子档案，符合电子档案的长期保存要求，并建立电子档案与相关联的其他传统载体档案的检索关系。

  4.住房公积金信息系统和电子档案管理信息系统能够有效保障电子档案真实、完整、可用、安全。

  4.0.4 住房公积金业务档案应在业务办理过程中采集齐全、完整的电子文件及其元数据，形成来源真实的电子档案。确需留存传统载体业务材料的，应同时收集传统载体档案。4.0.5 住房公积金业务档案应指定专人按照有关程序和要求，遵循住房公积金业务办理规律和特点，收集、整理业务材料和电子文件。

  5.1.1 住房公积金业务档案整理应遵循文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同保管价值，便于保管和利用，并应符合下列规定：

  1.住房公积金业务档案整理，应符合业务经办的规律和特点，按业务类型逐笔进行。业务档案可采取电子载体和传统载体两种载体形式。住房公积金管理中心宜实施业务档案数字化管理。

  2.住房公积金业务档案可采取按“件”或“卷”方式来进行整理。采取按“件”整理的，应符合现行行业标准《归档文件整理规则》DA/T22的规定；采取按“卷”整理的，案卷及卷内文件宜按照业务类型、业务办理日期、业务办理机构、业务经办人排列，并应符合国家档案立卷整理的有关规定。

  4.行政执法档案，应一案一卷，以每个案件从立案至结案办理程序所产生的材料组卷。

  5.个人住房贷款档案，应以借款合同为单位，按贷款受理、审查、批准、签约、发放等组卷，贷后管理档案整理可采取按“件”或“卷”方式。

  6.项目贷款档案，应以项目为单位，按借款人资料、建设项目资料、抵押资料、审核审批资料、合同协议、会计凭证类资料、资金监管、贷后管理、检查报告等组卷。

  7.诉讼和行政复议档案，应一案一卷，从应诉通知或复议通知至最终判决文书的办理材料组卷，诉讼和复议为同一案件时，应一并归档。

  8.住房公积金资金管理业务材料作为会计档案管理的，应符合《会计档案管理办法》的规定。

  5.1.2 住房公积金业务档案应制定统一的分类方案，分类方案宜符合表5.1.2的规定。

  5.1.3 住房公积金业务档案应按类别、年度、机构、保管期限等项进行分类。5.1.4 住房公积金业务档案应逐卷或逐件编制档号，并应符合下列规定：

  1.档号应指代单一，体现档案来源、种类、整理分类体系和排列顺序等档案基本属性。档号结构应符合现行行业标准《档号编制规则》DA/T13、《归档文件整理规则》DA/T22的规定，不同载体或形式的档号编制方法应协调呼应。

  2.住房公积金管理中心业务档案一级类目代码宜为专业（ZY），二级类目代码宜按照归集（GJ）、提取（TQ）、行政执法（ZF）、个人住房贷款（GD）、项目贷款（XD）、诉讼和行政复议（SS）设置。

  5.1.5 住房公积金业务档案应编制检索工具，应符合现行行业标准《档案著录规则》DA/T18的规定，应与目录编制、元数据收集等协调对应。

  5.2.1 住房公积金业务档案经业务部门整理完毕后，应及时向业务档案管理部门归档。具体归档时间可依据业务工作特点确定，仅保存电子档案的，应随办随归；同时保存传统载体档案的，除国家另有规定外，不宜超过次年6月30日。住房公积金业务档案中涉及会计档案的，可隔年移交。5.2.2 归档时交接双方应根据归档目录清点核对，并履行交接手续。电子文件归档时，电子档案管理信息系统应登记归档信息，并记录电子文件归档过程元数据。任何部门和人员不得将应归档材料据为己有或拒绝归档。

  5.2.3 电子载体和传统载体同步归档的，在文件内容、相关说明及描述上应保持一致，应建立电子档案与相应的其他传统载体档案的检索关系；仅保存电子载体的业务档案，应符合本标准第4.0.3条的相关规定。

  5.3.2 住房公积金业务电子档案宜永久保存。传统载体档案应依据业务类型保管，并应符合下列规定：

  3.归集、提取和个人住房贷款业务传统载体档案，应分别符合现行国家标准《住房公积金归集业务标准》GB/T51271、《住房公积金提取业务标准》GB/T51353、《住房公积金个人住房贷款业务规范》GB/T51267的规定。

  6.0.1 档案用房基础设施建设应有利于住房公积金业务档案安全保管、科学防护。

  6.0.2 电子文件及电子档案的存储场所，应符合现行国家标准《电子文件归档与电子档案管理规范》GB/T18894的规定。

  6.0.3 住房公积金业务档案应根据类别和载体分类保管，制定业务档案保管应急预案，准备应急物品，并定期组织应急演练，保证业务档案和存储介质实体的安全、完整和可用，避免或减少因自然灾害、突发事故所造成的损失。

  6.0.4 档案用房安全设施应包括防盗门窗、遮光阻燃窗帘、防护栏等，应配备消防联动控制系统、温湿度监测调控、漏水报警等设备。

  6.0.5 档案用房应绘制档案存放示意图，置于显要位置，并根据布局和档案分类方案，自行部署装具使用顺序。

  6.0.6 档案用房温度应为14℃〜24℃，相对湿度应为45%〜60%，并可配备恒温恒湿调控系统等。

  6.0.7 档案用房检查应包括设施设备维护和档案巡查等，应定期清点传统载体档案数量、检查保管状况，发现档案有破损、虫蛀、受潮、褪色或字迹模糊等情况时，应立即处理；应按时进行检查电子档案的保管、读取状况；应建立检查和处理情况台账。

  6.0.8 住房公积金业务档案做修复、复制或作其他技术处理应保持档案内容完整，维持档案原貌。档案修复前应做好登记和检查，必要时应复制备份，作出修复说明。

  6.0.9 住房公积金业务档案中涉及房屋权属证明、房屋他项权利证明、抵押权预告登记证明、权利质押证明等重要物品及单证时应谨慎保管，可设置专门档案用房或保险柜存放。

  6.0.10 住房公积金业务电子档案数据应妥善保存，制定备份方案和策略，定期对电子档案及其元数据、电子档案管理信息系统及其配置数据、日志数据等备份，长期保存的电子档案应进行离线 住房公积金业务档案已达到保管期限的，应定时进行鉴定与处置，并应符合以下规定：

  2.应建立档案处置协调机制，指定有关部门负责协调鉴定与销毁过程的相关工作。协调工作宜由业务档案管理部门负责。3.业务电子档案鉴定审查程序应符合现行国家标准《电子文件归档与电子档案管理规范》GB/T18894的规定。

  8.0.3 住房公积金管理中心应将可开放的业务档案对社会和个人提供检索和查询服务，保障公民和组织依法利用档案权利。适用对象及范围可符合下列规定：1.缴存单位可查阅本单位业务档案。

  9.0.2 统计结果应真实、准确、完整，支持可视化显示方式，便于统计分析。9.0.3 住房公积金管理中心应根据档案统计年报要求，填写业务档案内容，汇总分析当年档案工作情况。9.0.4 住房公积金业务档案算是专业档案，应依照国家有关规定、当地档案馆接收条件和要求，定期向档案馆移交档案。

  10.1 一般规定10.1.1 住房公积金管理中心应建设电子档案管理信息系统，保障住房公积金业务档案长期、安全、完整、可信的管理和利用。10.1.2 电子档案管理信息系统对住房公积金业务电子档案管理应符合现行国家标准《信息安全技术网络安全等级保护基础要求》GB/T22239的规定。

  10.1.4 电子档案管理信息系统归档保管的电子档案应来源可靠、程序规范、要素合规，保障其具备法律凭证性，可以电子形式作为凭证使用。

  4.应具备多种文件格式在线上传及查看功能，包括但不限于图片、音频、视频、文本等电子文件。

  3.会计档案，可全部数字化。4.行政执法档案、诉讼和行政复议档案及其他住房公积金业务相关类型档案，宜全部数字化。

  1.贷款受理：贷款申请表、借款申请人身份证明（包括居民身份证、户口簿等有效身份证件）、婚姻状况证明（包括结婚证、离婚证等）、首付款证明（包括售房发票或收据或支付凭证等）、贷款用途证明（包括经房地产行政主任部门备案的购房合同等）、贷款担保资料（包括抵押或质押权利清单、权属证明文件及同意抵押或质押的证明，保证人相关担保资料等）、贷款收款账户资料（包括贷款收款人银行开户情况证明等）、贷款还款账户资料、异地贷款职工住房公积金缴存使用证明、别的需要的资料等。

  2.贷款审批：贷款受理审批表等。3.贷款签约发放：借款合同及相关附件单据、担保落实文件（包含房屋他项权利证明、不动产抵押权登记证明、不动产抵押权预告证明、权利质押证明、保证担保合同等）、贷款发放凭证等。4.贷款回收：贷款还款资料等。5.贷款变更：贷款变更申请审批表、符合变更条件的证明材料、变更相关的书面约定等资料。

  3.立案：立案审批表、立案（受案）材料（包括投诉举报材料、有关部门交办或移送的材料、当事人补充提供的材料等）、调查证据（包括询问笔录、执法工作记录，依案由不同还可包括：缴存单位主体资格证明、缴存职工身份证明、缴存职工劳动关系证明、缴存职工工资收入证明、缴存金额确认、骗提骗贷虚假手续等证据材料）。

  B.0.2 归集采集接口数据定义应符合表B.0.2的规定。B.0.3 贷款采集接口数据定义应符合表B.0.3的规定。

  1）表示很严格，非这样做不可的：正面词采用“必须”，反面词采用“严禁”；2）表示严格，在一般的情况下均应这样做的：正面词采用“应”，反面词采用“不应”或“不得”；3）表示允许稍有选择，在条件许可时首先应这样做的：正面词采用“宜”，反面词采用“不宜”；4）表示有选择，在一定条件下能这样做的，采用“可”。

  5《电子文件归档与电子档案管理规范》GB/T188946《信息安全技术 网络安全等级保护基础要求》GB/T22239